Cụ thể, theo Điều 3 Nghị định 197/2026/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo được xây dựng và quản lý tập trung, thống nhất trên phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ việc thu thập, lưu trữ, quản lý, kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu. Dữ liệu trong hệ thống được cập nhật theo thời gian thực và có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.
Nghị định quy định việc xây dựng và vận hành Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm lấy người dân làm trung tâm, cho phép người dân theo dõi, giám sát quá trình xử lý vụ việc của mình trên môi trường số.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Bên cạnh đó, Điều 13 Nghị định 197/2026/NĐ-CP nêu rõ, mỗi vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh sau khi được tiếp nhận phải được lập thành hồ sơ điện tử và được cấp một mã vụ việc duy nhất. Mã vụ việc được sử dụng thống nhất trong toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, giải quyết, công khai và lưu trữ vụ việc. Đây cũng là căn cứ để người dân tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ.
Cơ quan, người có thẩm quyền phải thông báo cho người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về việc tiếp nhận, thụ lý, chuyển đơn và kết quả giải quyết theo quy định. Việc thông báo có thể được thực hiện thông qua hệ thống điện tử, tin nhắn, thư điện tử hoặc các phương thức phù hợp khác.
Ngoài ra, cơ quan có thẩm quyền phải cập nhật dữ liệu ngay từ thời điểm tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và tiếp tục cập nhật trong toàn bộ quá trình xử lý vụ việc. Trường hợp không cập nhật hoặc cập nhật chậm có thể bị xem xét xử lý trách nhiệm theo mức độ vi phạm.
Cơ sở dữ liệu có chức năng theo dõi tiến độ xử lý và cảnh báo các trường hợp quá thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật. Toàn bộ các bước từ tiếp nhận, phân loại, thụ lý, xác minh, đối thoại đến kết quả giải quyết và kết thúc vụ việc đều phải được cập nhật trên hệ thống.