Chú trọng xây dựng cơ sở dữ liệu

Trong phát biểu khai mạc Hội nghị, Phó Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Khắc Định nêu rõ, hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hệ thống phần mềm về công tác dân nguyện được thử nghiệm từ tháng 12.2024; hệ thống phần mềm về trí tuệ nhân tạo hỗ trợ trong công tác rà soát sự chồng chéo, mâu thuẫn, không thống nhất của văn bản quy phạm pháp luật đã được thử nghiệm từ tháng 2.2025 và một số hệ thống phần mềm khác đã được thí điểm, đang được hoàn chỉnh, chuẩn bị nghiệm thu.

Phó Chủ tịch Quốc hội đánh giá cao sự hỗ trợ của Tập đoàn Viettel và nhận định, bước đầu các phần mềm có nhiều điểm mới, tuy nhiên, dù hệ thống thiết kế được vận hành nhằm xử lý văn bản thay cho văn bản giấy, song số người tham gia chưa nhiều, hiệu quả chưa cao.

Phó Chủ tịch Quốc hội cho rằng, hệ thống phần mềm phải làm sao trả lời được các câu hỏi mà chúng ta đang quan tâm đó là bao nhiêu văn bản được gửi đến, đã được xử lý như thế nào, còn bao nhiêu văn bản tồn đọng…

Đặt vấn đề “một ngày có nhiều cấp giao việc, việc giao rất nhiều, vậy ai là người theo dõi”, Phó Chủ tịch Quốc hội đề nghị có quy trình theo dõi và xử lý mệnh lệnh của cấp trên.

Phó Chủ tịch Quốc hội lưu ý, Quốc hội số thì 70% là dữ liệu, 30% là kỹ thuật, cho nên rất cần chú trọng xây dựng cơ sở dữ liệu, đề nghị các cán bộ, công chức, viên chức tập trung theo dõi, đặt đầu bài cho các nhà chuyên môn để thiết kế phần mềm cho phù hợp, bảo đảm trong thống nhất có đa dạng và có đặc thù, tiến tới hạn chế công văn, giấy tờ, đồng thời tổ chức lại quy trình công việc, quy trình số phải thật sự khác biệt.

Tiếp đó, đại diện Tập đoàn Viettel đã giới thiệu phần mềm công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyển đổi số của Quốc hội như các luồng nghiệp vụ cơ bản, tra cứu văn bản, phân cấp, phân quyền trong xử lý văn bản…

Tại Hội nghị, các đại biểu đã tập trung trao đổi về quy trình nghiệp vụ trong công tác xử lý văn bản; tính đặc thù của Quốc hội trong xử lý văn bản; phân loại và cá thể hóa công tác xử lý văn bản của Quốc hội; cá thể hóa trách nhiệm từng khâu trong xử lý văn bản.

Tổng Thư ký Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Lê Quang Tùng cho biết, việc chuyển đổi từ giấy sang điện tử chắc chắn sẽ gặp khó khăn, đòi hỏi chúng ta phải cập nhật phần mềm thường xuyên, bảo đảm đồng bộ, thân thiện, theo đúng quy trình của Quốc hội và áp dụng được cho các cơ quan của Quốc hội. Trong quá trình thử nghiệm, nếu phát hiện lỗi hay vướng mắc, Văn phòng Quốc hội sẽ phối hợp với Tập đoàn Viettel kịp thời cập nhật, hoàn thiện phần mềm, cố gắng tối đa là không sử dụng giấy.

Quy định rõ thời hạn xử lý văn bản đối với từng cấp

Kết luận Hội nghị, Phó Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Khắc Định đánh giá cao tinh thần, trách nhiệm, sự nỗ lực của Văn phòng Quốc hội đã phối hợp với Tập đoàn Viettel triển khai được một số hệ thống phần mềm công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyển đổi số của Quốc hội.

Phó Chủ tịch Quốc hội nhấn mạnh, các ý kiến thảo luận rất cụ thể và bổ ích tập trung vào việc giao việc, giao nhiệm vụ, phân cấp, phân quyền, cá thể hóa văn bản đi/đến…

Phó Chủ tịch Quốc hội đề nghị Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Quốc hội, Văn phòng Quốc hội thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý văn bản, tiến tới bỏ văn bản giấy, nhất là giấy mời họp, tài liệu phát hành trong nội bộ Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban; tập trung xây dựng cơ sở dữ liệu. Tài liệu cần phải được cập nhật trong hệ thống phần mềm.

Phó Chủ tịch Quốc hội cũng nhấn mạnh việc tiếp tục nghiên cứu, góp ý, đặt đề bài để thiết kế phần mềm đặc thù cho chính cơ quan mình. Văn phòng Quốc hội khẩn trương phối hợp với Viettel, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoàn thiện quy trình xử lý công việc trên môi trường số. Giao Vụ Hành chính là đầu mối phân văn bản trong toàn khối Quốc hội; những văn bản liên quan đến nhiều cơ quan thì phải xin ý kiến lãnh đạo để phân, giao. Thực hiện mỗi cơ quan một đầu mối tiếp nhận văn bản. Vụ Tổng hợp là đầu mối theo dõi các công việc được giao. Quy định rõ thời hạn xử lý văn bản đối với từng cấp.

“Tiếp tục hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản gắn với phân quyền phù hợp với từng chuyên viên, cán bộ, lãnh đạo; hoàn thiện chữ ký số. Văn phòng Quốc hội phối hợp với Viettel, Gen AI và Bộ Khoa học và Công nghệ để nghiên cứu phần mềm trợ lý ảo hỗ trợ công việc của Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội. Văn phòng Quốc hội bố trí 5 cán bộ cho từng cơ quan trong Quốc hội, Văn phòng Quốc hội chuyên trách làm công tác cơ sở dữ liệu, số hóa các tài liệu hiện có”, Phó Chủ tịch Quốc hội lưu ý.

"Việc hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản phải vừa làm vừa rút kinh nghiệm, khắc phục hạn chế trong xử lý văn bản hàng ngày, tiếp tục tập huấn để công tác xử lý văn bản trên môi trường số ngày càng trơn tru, hiệu quả”, Phó Chủ tịch Quốc hội lưu ý.